ECommerce Technology

تقنيات التجارة الالكترونية >> النفقات المستقبلية

عقود الصيانة

لايمكن لأي شركة أن تمتلك كافة الموارد. فحتى لو كانت الشركة قادرة على التعامل مع احتياجات المستخدمين وحل المشكلات التي يصادفونها، فستكون هناك بعض المواقف الفنية التي لن تستطيع الشركة إيجاد حلول لها، وستحتاج إلى مساعدات خارجية، كتوقيع عقد صيانة مع شركة مختصة. وتوفر المساعدات الخارجية شيئاً من الثقة، فعقود الصيانة تعتبر بمثابة ضمان للشركة، حيث توجد مواقف تتطلب المعرفة الواسعة، والخبرة الكافية، والموارد المطلوبة لإيجاد الحلول اللازمة، وقد لاتكون الشركة تمتلك كافة هذه الإمكانيات. وهنا يأتي دور المتعاقدين الخارجيين، وهذا المفهوم يدعو غالبية الشركات الضخمة إلى استثمار مبالغ ضخمة كل عام لدعم مستخدميها.

لذا، يتوجب على مدراء النظم والشبكات أن يقرروا مستوى الدعم الذي يحتاجونه. فهناك عقود صيانة لإصلاح كافة الأعطال، وأخرى خاصة بالأعطال المهمة، بينما هناك عقود للأمور العاجلة وحالات الطوارئ فقط. وقبل توقيع عقد الصيانة يتوجب قراءة كافة شروط العقد وبنوده بتمعن. وهناك أمور هامة يجب النظر إليها عند توقيع العقد، كإمكانية إرسال الأجهزة المعطلة إلى شركة خدمات الصيانة، أو قدوم مهندس الصيانة إلى مقر الشركة. ومن المهم أيضاً السؤال عن المدة الزمنية التي تحتاجها شركة الصيانة لإجابة نداء الصيانة، والمدة اللازمة لحل المشكلة أو العطل. فإذا كانت أعمال الشركة حساسة وحرجة، فمن المهم جداً ضمان كون شركة الصيانة قادرة على تقديم الخدمات الملائمة التي ستقوم بتقاضي أجور عنها. وبعض شركات الصيانة تقدم خدمات تبديل الأجهزة العاطلة بأخرى صالحة لقاء مبلغ إضافي، ولحين القيام بتصليح الجهاز السيء. وهناك بعض الشركات الضخمة، مثل IBM، التي لاتقوم باستبدال جهاز أو اثنين وحسب، بل تستبدل أنظمة بالكامل، حيث يكون كل مايتوجب على مهندسي الشركة فعله عندئذ هو تركيب الشبكة، وتنصيب البرمجيات والتطبيقات، وتثبيت المعطيات من النسخ الإحتياطية.

لذا، فإن عقود الصيانة تختلف مع اختلاف حجم الشركات ومتطلباتها. وبغض النظر عن المتطلبات والاحتياجات، فهناك عدة قيود يجب مراعاتها:

- عند توقيع عقد الصيانة، يتوجب على الشركات أن يقرروا مستوى الدعم الذي سيحتاجونه من شركة خدمات الصيانة. ويتوجب على هؤلاء المدراء أن يضعوا شروط العقد، وألا يدعوا شركة الصيانة تقوم بإملاء هذه الشروط.

- يتوجب على مدراء النظم والشبكات القيام بكتابة دفتر شروط عقد الصيانة لضمان التنفيذ من قبل الشركة الفائزة بالعقد. إضافة، يجب أن يتم توصيف جميع المتطلبات ضمن مناقصة يتم إعلانها.

- يتوجب على الشركات أن تؤكد على أهمية توضيح كلف الخدمات الرئيسية أو الخدمات الإضافية التي ستقوم شركة الصيانة بتقديمها، ويجب أن يعرفوا تفاصيل كافة كلف الخدمات كي يستطيعوا تقييمها.

- من حق الشركات أيضاً الإطلاع على ثبوتيات شركة خدمات الصيانة ومؤهلات الأشخاص الذين سيقومون بتقديم الخدمات الفنية. لذا يتوجب على الشركات أن تتحقق من كفاءة طاقم الصيانة الذي سيقوم بتخديمها من خلال الإطلاع على سيرهم الذاتية، أو إجراء مقابلات شخصية معهم.